cultura de produto

Como montar uma Matriz de Priorização para otimizar as entregas de produto

Hellen Damasceno

Como montar uma Matriz de Priorização para otimizar as entregas de produto

Antes de entendermos mais sobre a Matriz de Priorização, é importante sabermos mais sobre o contexto da exploração de novos produtos e features. Para o desenvolvimento dessa matriz de priorização usamos como referência algumas matrizes existentes no mercado como: Matriz RICE, Matriz de Urgência e Importância e Matriz 4x4.

10 setembro

TEMPO DE LEITURA: 5 minutos

product

Antes de entendermos mais sobre a Matriz de Priorização, é importante sabermos mais sobre o contexto da exploração de novos produtos e features. Para o desenvolvimento dessa matriz de priorização usamos como referência algumas matrizes existentes no mercado como: Matriz RICE, Matriz de Urgência e Importância e Matriz 4×4.

Conhecendo a Matriz RICE

A matriz RICE é composta por Reach, Impact, Confidence e Effort, ou seja, Alcance, Impacto, Confiança e Esforço.

Os três primeiros itens da matriz são pontuados e, ao final, divididos pelo último.

A matriz leva em consideração quatro critérios de priorização:

reach, que é o número de pessoas que serão afetadas pela demanda;

impact, que é o grau de impacto da demanda (massivo = 3, grande = 2, médio = 1, baixo = 0,5 e mínimo = 0,25);

confidence, que é o nível de confiança no resultado (alto = 100%, médio = 80%, baixo = 50% e mínimo = 20%); e

effort, que é o tempo necessário para realizar a demanda.

A seguir, vamos entender mais profundamente o que querem dizer cada um dos 4 elementos que formam a matriz RICE.

  • Reach: Em tradução livre para o português, significa alcance. O primeiro medidor da matriz RICE busca estimar quantas pessoas serão atingidas pelo projeto em um dado período de tempo, que deve ser igual para todos os projetos comparados.

Por exemplo, vamos imaginar que para colocar o projeto para andar vai estima a chegada de 500 novas assinaturas de newsletter por mês. Nesse caso, o alcance determinado é 500/mês. Se outro projeto resultar em 1000 novas assinaturas, seu alcance é naturalmente maior.

  • Impact: É a palavra inglesa para impacto. Esse critério busca fazer uma estimativa do impacto que será sentido por um indivíduo. Por exemplo, em um projeto de Marketing Digital que avalia a compra de anúncios no Google Adwords, a pergunta a ser feita pode ser: quanto esse anúncio vai ajudar a converter um lead que se depara com ele?

Mensurar e quantificar o impacto é uma tarefa difícil e não há um método completamente científico. Assim, você pode utilizar a seguinte escala:

3 = impacto muito grande; 2 = impacto grande; 1 = impacto médio; 0.5 = impacto pequeno; 0.25 = impacto mínimo.

  • Confidence: Significa confiança. Esse é um fator importantíssimo para identificar projetos que são movidos mais por entusiasmo do que por pensamento analítico. Se você acha que o impacto causado por um projeto vai ser grande, mas não tem dados para corroborar esse pensamento, seu nível de confiança não pode ser tão alto.

Na matriz RICE, confiança é medida por porcentagem. Para isso, a pessoa no comando precisa ser honesta consigo mesma e responder à seguinte pergunta: “o quão certo você está da veracidade de suas estimativas?”. Para colocar o conceito em números, utilizamos a seguinte tabela:

alta confiança = 100%; confiança média = 80%; confiança baixa = 50%. Qualquer valor abaixo de 50% não deve ser confiável o suficiente para ser considerado.

  • Effort: Trata-se da tradução para o inglês da palavra “esforço”. Aqui, busca-se uma estimativa do total de tempo demandado de cada membro de seu time para a realização do projeto. A unidade de medida de esforço utilizada na matriz RICE é “pessoa-mês”. Em outras palavras, é o trabalho que um membro do time pode fazer em um mês. Ao contrário dos outros itens, quanto maior é o esforço, pior é para o projeto.

Então, um projeto que leva um mês de esforços combinados da equipe, vale uma pessoa-mês. Outro que exige 3 meses, vale 3 pessoas-mês, e assim por diante.

Como aplicar?

Uma vez que todos os fatores sejam estimados, é hora de combiná-los para chegar a um único valor. Para isso, é usada a seguinte fórmula: (Reach x Impact x Confidence) / Effort

Em outras palavras, você multiplica os valores determinados nos 3 primeiros itens e os divide pelo esforço necessário. O resultado final é o valor RICE.

A Matriz de Urgência e Importância

É uma ferramenta, cuja proposta prevê que, para cada ação (projeto, atividade ou tarefa), seja definido se é importante ou se é urgente.

Para facilitar sua gestão do tempo de execução de tarefas, essa ferramenta foi criada por Dwight D. Eisenhower –  general do Exército americano e posteriormente presidente dos Estados Unidos – e reproduzida por Stephen R. Covey em seu livro “Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes”.

A ferramenta busca organizar e priorizar  tarefas classificando-as como urgentes ou importantes, facilitando o gerenciamento do nosso tempo e nos tornando mais assertivos em nossas ações. Então vamos a ela.

  • Ação importante e urgente (necessita de resolução imediata)
  • Ação que não é importante, mas que é urgente (não relevante, mas requer resolução imediata)
  • Ação importante, mas não urgente (é relevante, mas não demanda resolução imediata)
  • Ação que não é importante, nem urgente (não é relevante e nem necessita de resolução imediata)

Resultados: o nível vai de 1 ao 4, sendo o 1 mais prioritário e o 4 menos prioritário.

Principais benefícios da Matriz de Eisenhower

  • Priorização de tarefas mais urgentes e importantes para a equipe;
  • Melhoria nos índices de produtividade;
  • Maior organização e clareza das atividades;
  • Resolução de eventuais problemas;
  • Maior agilidade na execução de tarefas;
  • Favorecimento da razão em detrimento da emoção;
  • Tomadas de decisão mais assertivas.

Falando sobre a Matriz 4×4 ou de custo benefício

A matriz 4×4 leva em consideração dois critérios, que podem ser escolhidos por quem estiver montando a matriz. Normalmente as pessoas utilizam custo-benefício, urgência e importância, esforço e impacto.

Para cada um dos dois critérios é normal que sejam atribuídas notas de 1 a 4. Com base nisso, é possível montar um gráfico cartesiano e até quadrantes com sugestões de ações a serem tomadas.

O preenchimento da Matriz deve ser realizado da seguinte forma:

  • Ação: Projeto, atividade ou tarefa
  • Custo: Qual valor que irá custar em dinheiro
  • Benefício: Qual resultado positivo a ação trará
  • Informações Adicionais: Tudo aquilo que for relevante para a análise da ação, como o número de pessoas/equipe/setor envolvido e demais necessidades para a sua execução
  • Nível de Prioridade: preenchido apenas quando todas ações estiverem listadas, a partir da análise do quanto a ação irá custar e do esforço empregado em relação ao benefício que trará ao negócio.

Conforme Barros, o Benefício pode ser definido de maneira quantitativa, qualitativas ou ambas:

Quantitativa: definição em valores numéricos (por exemplo, acréscimo de R $5 mil no faturamento) ou em porcentagem (crescimento de 15% nas vendas).

Qualitativa: descrever em texto o que a ação trará de positivo.

Ambas: quando as duas maneiras são utilizadas na mesma matriz.

A Matriz de Priorização

Após os estudos das matrizes dispostas acima, a Matriz de Priorização foi pensada a partir de dois critérios de análise: Complexidade e Viabilidade.

Ela foi desenvolvida em duas visões para que pudéssemos ver de forma clara e objetiva quais features de um produto necessitavam de priorização para a construção do MVP.

Na Matriz de Priorização V1, temos dois eixos para classificar e priorizar cada feature:

No eixo Complexidade existem as seguintes definições: Fácil, Moderado e Complexo

No eixo de Viabilidade existem as seguintes definições: Não pode faltar, é importante e Pode esperar.

Matriz de Priorização v2, leva em consideração os mesmos critérios da v1, porém abrimos um leque maior dos eixos de Viabilidade.

Neste eixo, existem as seguintes definições: Não Pode Faltar, É Importante, Pode Esperar, Aprimoramentos e Não Aplicáveis.

No eixo Complexidade permanece as definições: Fácil, Moderado e Complexo.

Essa matriz pode ter duas visões: Matriz Macro e Granular

A Macro, traz uma versão resumida desta aplicação, que pode ser dividida em entregas e ainda subdivididas em fases (caso seja necessário) dependendo da complexidade do produto + fase de estudo.

Essas divisões foram feitas a partir da identificação dos grupos de features que podem ser desenvolvidas e entregues paralelamente.

Já a versão Granular, além de trazer essa divisão em entregas e fases, ela foca no detalhamento das features e no agrupamento do seu desenvolvimento.

Então funciona mesmo? Sim, funciona e aprendemos muito com tudo isso.

Evidenciando os aprendizados e Evoluções

  • Apresentação mais clara e realista do roadmap do produto, dando visão do planejamento e complexidade do processo de exploração e ideação;
  • Riqueza e entendimento das features para criação de um novo produto;
  • Otimização do tempo da exploração e assertividade na construção de novas funcionalidades;
  • Maior qualidade na execução da exploração e, consequentemente, na primeira versão do produto, tendo em vista a proximidade das fases com a área técnica da squad;
  • Maior assertividade de viabilidade técnica do produto e visão sobre prazos e entrega;
  • Facilidade para tangibilizar o produto de maneira otimizada, diminuindo a necessidade de refação pós critique.

Links de bibliográficos das Matrizes

https://www.euax.com.br/2019/06/matriz-de-priorizacao/

https://rockcontent.com/br/blog/matriz-rice/

https://www.projectbuilder.com.br/blog/matriz-de-priorizacao/#:~:text=Matriz%20de%20prioriza%C3%A7%C3%A3o%20RICE,tempo%20necess%C3%A1rio%20para%20sua%20realiza%C3%A7%C3%A3o

https://www.siteware.com.br/blog/produtividade/matriz-de-eisenhower/

https://blog.contaazul.com/matriz-gut-rice-e-outras-formas-de-priorizar-tarefas-e-projetos

Para ver mais conteúdos da Hellen Damasceno, é só acessar o perfil da autora aqui. 🙂

author do post

Cultura De Produto, Estratégia De Produto, Gerenciamento De Produto, Gerente De Produto, Gestão De Produto, Matriz, Product, Produto

«

VOCÊ TAMBÉM PODE GOSTAR

Vagas Recentes

Confira todas as oportunidades no nosso Linkedin.